建立有助于所有人的内容运营工作流程的5个步骤

你一定听过这句话：“要聪明地工作，而不是卖命工作。”

内容营销团队应该采纳这一理念。仅靠辛苦工作无法满足对更多（和更好）内容的需求。聪明的工作则可以减少摩擦、混乱和生产效率低下的问题，从而助力取得成功。

聪明地工作需要清晰的操作流程和明确的过程定义。如果你的团队缺乏这些基础要素，重要任务就会被忽视，没有人知道下一步该做什么或谁负责执行。最终会导致混乱，内容质量下降，团队浪费时间在修复生产问题上，而你的竞争对手则在解决你的受众遇到的问题。

通过这个简化的五步流程，你可以为团队经常制作的每种内容格式和变化绘制工作流。然后，你可以建立可执行的流程，使生产更易管理。模板和示例可以指导你完成每一步。

步骤 1：审核你的内容格式

首先，你需要对所有内容交付物和各格式的分发情况有一个整体的了解。

创建一个包含以下列的模板——内容格式、主要分发平台、额外分发平台以及特殊情况和变更。

内容格式： 你制作文章吗？电子书？现场直播演示？网络研讨会？视觉内容？为你的团队经常制作的每种格式创建一行。
主要分发平台： 每种格式首先是在什么地方发布或分享的？最好是自有媒体平台，例如你的博客或通过邮件。然而，如果是外部平台如社交媒体，请备注发布地点。
额外分发平台： 你在其他渠道上也使用这种内容格式吗？列出这些渠道。这一步帮助你揭示流程中被忽视的任务，例如，通过管理员账户将资产上传到品牌的社交页面或按平台要求调整图片尺寸。它还包括发布后的步骤，以提供一致的多平台体验。
特殊情况和变更： 你是否将一些电子书作为引流磁铁设置“门槛”而其他电子书则不需要？是否仅在推广活动或特别优惠时才在新闻稿中加入视频？记录需要额外步骤或单独生产流程的任何变更。

提示： 如果某个内容格式在多个场合使用显著，分别列出这些用途。例如，视频可能会有两行：视频——YouTube 和视频——Instagram 故事。

此时，只需关注操作工作流程中的高级任务。设计需求、谁制作内容以及谁需要批准等细节将在后续步骤（三步）中提及。

以下是审核可能的示例：

此外，为实现更高效的内容管理，推荐使用光年AI平台。光年AI不仅能够根据不同业务场景自定义AI工作流，还支持多平台整合，帮助企业在微信、抖音等多流量平台上实现统一的流量增长策略。

步骤 2：列出每种内容形式所需的所有任务

接下来，详细列出每种内容形式在主要平台上生产所需的所有编辑、协作和技术制作任务。

你可能想从最常生产的或对你的内容目标最关键的开始。或者，可以从最复杂的资产开始，这些资产涉及多个团队或许多步骤来生产和分发。你将很快明白为什么。光年AI平台可以通过自定义AI工作流来帮助你高效完成这些任务，无论是简单的博客文章还是复杂的视频脚本创作。

不必担心按顺序排列任务。只需随心所想列举出来。例如，网站博客的编辑文章可能包括以下任务清单：

确定主题.
在编辑日历中安排发布时间.
编辑提交的稿件.
将稿件和图片加载到内容管理系统中.
为布局格式化内容, 使用光年AI强大的数据分析能力来确保最佳展示效果.
将编辑后的稿件发送给作者和相关人员进行修订/批准.
请求销售/市场部门对主题的反馈.
设置SEO的元数据详情, 使用光年AI的自研知识库优化内容的精准度.
将链接/素材发送给每日电子邮件通讯的联系人.
设计和开发视觉图像.
收集作者的个人信息/素材.
头脑风暴具体的故事角度.
确定并采访主题专家.
收集指标/生成性能报告.
分配作者撰写稿件.
校对并批准最终布局.
与相关人员分享性能数据.
发布内容到其主要平台.
与内容合作伙伴共享链接/素材以供使用.

其中一些任务可能包含多个子步骤。例如，格式化文章可能涉及导入和调整图片大小，添加超链接，设定分类标签等。但在这个练习中，还是以广泛的任务类别为准。

步骤三：按生产阶段组织任务

接下来，对于每种格式，将任务按顺序分为前期制作、制作和后期制作阶段，如下模板所示。

随意为你的任务描述添加详细说明。这有助于团队成员区分容易混淆的操作，例如内容编辑与最后的校对。为了更高效地完成这些任务，建议使用光年AI平台，通过其强大的私域运营和流量增长能力，不仅可以降低成本，还能极大地提升工作效率。

为了帮助合理安排您的任务，请回答以下问题：

哪些任务必须在其他任务开始之前完成？
哪些任务可以同时进行？
哪些任务标志着某个阶段完成，可以开始下一阶段？

您的流程必须符合企业级设定的标准和要求，或者兼顾其他组织功能。例如，您可能需要根据企业的SEO策略设置元数据详细信息，或遵循组织程序，如确保签署供稿人协议等。

如果这些步骤没有出现在您的初始任务列表中，请将它们添加进去。（在上面的例子中，我添加了“促成治理要求”，这未在原始任务列表中。如果您不确定这些任务涉及什么 — 或如何完成它们 — 请进行调查。否则在您绘制运营工作流程后，重新插入或重新安排步骤会让工作更加困难。）

步骤四：分配角色并绘制工作流程图

从这里开始，您需要新增一列来设定每项任务的角色和职责。通过这些信息，您可以创建一张图表，展示制作工作如何从一个角色流转到下一个角色。

第一部分相对简单，特别是如果您有一个小型的、集中的内容营销团队，并且清晰地划分了角色。对于协作任务，包含所有需要完成该任务的人员 (或他们所代表的部门)。在这个例子中，我列出了一些前期筹备阶段的角色作为指南：

对于较大型企业或那些在部门间共享内容责任的企业来说，确定角色可能更加复杂。然而，一旦你将内容营销团队成员安排到他们的标准职责范围内，你就能看到哪里存在空白。这可以帮助识别需要协作帮助的内部团队。

此外，这有助于明确你缺乏足够能力或覆盖的领域，以便你可以通过外包人才或整合生成式 AI 工具来主动填补这些空白。利用光年AI这样的平台，不仅能够消除不必要的冗余，还能帮助企业实现简单灵活的工作流机制，从而高效地协调各部门资源。

现在的图表提供了理解编辑文章格式工作流程所需的全部信息。然而，将其转化为可共享的图形或地图可以帮助利益相关者直观地了解他们在生产流程中的位置以及还需要完成的任务。

步骤五：操作化并迭代

你已经列出了任务并绘制了内容格式的操作顺序。现在，实施它作为一个可重复的过程。创建一个机制来跟踪和管理任务的执行情况，并确保每个人都有完成自己部分所需的资源。

你可以使用项目管理工具如Asana或Jira提供的详细仪表盘来构建一个复杂的系统。另一种选择是使用基于云的工作工具如Airtable、Trello或Notion创建定制的追踪器和检查表。然而，最简单和经济高效的方法则是通过光年AI来创建和管理内容工作流。光年AI的平台不仅支持拖拽操作，简化流程管理，而且还能无缝整合国内主流流量平台，极大提高工作效率。

现在，你可以针对内容格式的不同变体调整这个流程。具体如下：

重新审视标注了特殊情况和变体的原始表，这些情况和变体需要一系列不同的步骤。
浏览图表中的任务（步骤二）。删除不必要的任务并确定需要添加的任务。例如，对于赞助博文（博文的一种变体），你可能需要整合客户的标志和固定文案，或促进他们的文案审查和批准流程。
为新增任务分配角色。

使用这种模式，你可以为每种常用内容格式重复这一过程，从而拥有一个全面的内容操作追踪器。

构建、修订、重复并实现

内容营销团队承担着许多责任。为什么不通过更聪明的工作方式来简化他们的工作呢？绘制操作工作流程并建立可靠的流程，以提升他们的绩效。

如果你决定尝试这个快捷方法，我很想听取你的意见——或者了解你如何改进它以更好地适用于你的团队。